שעון נוכחות הוא כלי תקשורת חיוני להתייעלות עסקית וארגונית. בעידן בו ההתייעלות העסקית היא יעד מרכזי ברוב הארגונים, התפתחו כלים רבים המציעים דרכים מגוונות לשפר ולייעל תהליכים. התפתחות זו לא פסחה גם על שעוני נוכחות וכיום ניתן להטמיע בכל ארגון ציוד תקשורת מתוחכם הכולל לא רק שעון עבודה אלה גם יישומים מתקדמים לניהול כוח אדם ומחוללי דוחות סטטיסטיים המסייעים לנו לנתח תפוקות ולקצר תהליכים בלי לפגוע באיכות התוצר.
יישום נכון של מערכת שעון נוכחות תתרום רבות לניהולו התקין של הארגון ותאפשר לו להתפתח בבטחה. בנוסף, שעון נוכחות ביומטרי יוכל לסייע גם בהיבטים של בטחון ואבטחת מידע.
הטמעת שעון נוכחות במקום העבודה מעלה אוטומטית את תפוקתם של העובדים. הידיעה ששעות העבודה מנוטרות וניתנות לפיקוח גורמת לעובד להיות יותר מודע לכמות הזמן שהוא מבזבז ולהקטין אותו משמעותית. המשוואה פשוטה, ארגון המצליח להגדיל את תפוקת עובדיו הוא ארגון יעיל יותר.
בנוסף, שעון נוכחות מאפשר לנו לקבוע בדיוק באילו שעות תתחיל ותסתיים העבודה. ניתן להגביל את העובדים לטווח שעות מוגדר ועל ידי כך לצמצם את עלויות התחזוקה של המשרדים, קווי הייצור והמחסנים בארגון, מה שיביא להקטנה משמעותית בהוצאות החשמל, המים, הטלפון ועוד. או במילים אחרות – ייעל את הארגון מבחינה תפעולית.
אין ספק ביתרונות הרבים הגלומים בהטמעה של שעון נוכחות בתחום של ניהול עובדים. אולם, הטמעת שעון נוכחות בארגון יכולה לתרום רבות גם בתחומי השיווק והמכירות.
שעון נוכחות מתקדם כולל גם מערכת לדיווח על כמות השעות שהושקעה בביצוע של משימה ספציפית או קבוצת משימות, כאשר מנתחים מידע זה ניתן לקבוע ביתר קלות את העלות המדויקת של השירותים והמוצרים שהארגון מספק. תהליכי שיווק ומכירות הנשענים על מידע מדויק זה יהיו יעילים הרבה יותר ויבטיחו את רווחיותו של הארגון לאורך זמן.
ארגונים רבים מתמחרים מוצרים ושירותים על פי שעות האדם הדרושות לביצועם. ניתוח עלויות באמצעות שעון נוכחות מאפשר לספק ללקוח תמונת מצב מדויקת, לעמוד בזמנים המוגדרים לכל משימה או פרויקט והכי חשוב- לוודא שהעלות הסופית של המוצר או השירות תהיה קרובה יחסית להערכת המחיר. כל אלו משמעם מערכת יחסים טובה יותר עם קהל הלקוחות מה שיקל על הארגון במלאכת השיווק.
שעון נוכחות הוא מערכת החיונית לכל ארגון ששם את ההתייעלות העסקית בראש מעייניו. התקנת שעוני נוכחות תסייע ללא ספק כלי רב עוצמה להתייעלות של ארגון בכל גודל.
בימים בהם אנו נדרשים הן על ידי ההנהלה והן על ידי הלקוחות לספק מוצרים ושירותים איכותיים במינימום זמן ותשומות, הטמעה של שעון נוכחות בארגון איננה נתונה לבחירה - זו חובה.