חברות רבות בארץ כבר מזמן לא מתעסקות רק בשוק המקומי. התפתחות הטכנולוגיה, האינטרנט ושלל דרכי התקשורת אפשרו כמעט לכל עסק לייצר מערכת יחסים יומיומית ופשוטה עם לקוחות, ספקים או שותפים לעסקים מעבר לים. כתוצאה מכך, שיחות וועידה הן חלק משגרת היום של חברות רבות. שיחות וועידה חכמות הן הדרך הנוחה לבצע אותן.
שיחות וועידה הן פתרון מושלם לכל חברה או עסק שנוצר בו הצורך לישיבה עסקית, כאשר המשתתפים בה לא יכולים להימצא באותו החדר. בין אם מדובר על שיחה עם אנשים שנמצאים בערים שונות של אותה הארץ או במדינות שונות על גבי הגלובוס, שיחות הוועידה מאפשרות לכולם לנהל ישיבה בזמן אמת בצורה נוחה ויעילה מהמקום בו הם נמצאים.
עוד לפני שנעסוק בשיחות וועידה חכמות, רצוי לדעת מה כוללת שיחת וועידה רגילה. מו הסתם, בכל נקודת קצה בה נמצא שותף לשיחה, צריך להיות ציוד וידאו ושמע שיאפשר לכל אחד מהמשתתפים לראות ולשמוע את כל האחרים. בנוסף, יש צורך בתקשורת ביניהם ובאמצעים מתקדמים שיאפשרו את הסנכרון ואת בחירת המשתתפים בשיחה על פי הצורך.
מלבד מסך, רמקולים, מיקרופונים ומצלמות אותם צריך כל משתמש קצה, יש צורך במערכת video conference שהיא זו שיוצרת את הקשר בין כל המשתתפים, ואחראית על העברת התמונה והשמע לכל נקודות הקצה שהן בעצם המשתתפים בשיחה.
כאשר מדובר על שיחות וועידה חכמות, המערכות הופכות להיות משוכללות הרבה יותר. כל הרעיון מאחורי המערכות החכמות הוא לשלוט על כמה שיותר תהליכים בצורה כמה שיותר פשוטה, ולייצר באופן מיידי את התנאים הנוחים לשיחה. תוכנות המערכות המאפשרות שיחות וועידה חכמות הן כל כך מפותחות עד כי ניתן להתאים אותן לצרכים הספציפיים של כל חברה.
בחברה מסוימת ניתן למשל לתכנת את המערכת כך שכניסה למצב של שיחת וועידה יוביל להפעלת המערכת כולה, כוונון שמע ותאורה, ועוד. מערכת של שיחות וועידה חכמות מאפשרת מוקד שליטה אחד, נוח ופשוט, על שלל המרכיבים של המערכת, ותכנות מראש של מצבי הפעלה שונים אליהם ייכנסו כל מרכיבי המערכת בלחיצת כפתור אחת.
על מנת ליצור מערכת מהימנה ואיכותית לביצוע שיחות וועידה חכמות, כדאי לטרוח ולחפש מערכות המיוצרות על ידי חברות בעלות מוניטין, אחריות וניסיון. כל מרכיב במערכת צריך להיות משובח ועוד יותר מכך המערכת עצמה והתוכנה באמצעותה היא פועלת. חשוב לוודא שישנו שירות לקוחות מטעם החברה זמין ומיידי לכל מצב בו ישנה בעיה בתפקוד המערכת רגע לפני ישיבה חשובה.