משרד שמחשיב עצמו מתקדם ואיכותי, צריך להיות כזה אשר כולל ציוד משוכלל ביותר ובמילים אחרות - את הדברים העדכניים ביותר בתחום בו הוא עוסק. אחד מהכלים שהיום נחשבים לפריט חובה בכל משרד שמשלב גם עבודה בינלאומית, הוא ביצוע שיחות וועידה חכמות. כעת נבין במה מדובר.
מה שבעבר היה קיים רק בסרטים (לכולם זכורות מן הסתם ההולוגרמות המרשימות בסדרת סרטי מלחמת הכוכבים) הוא היום דבר שריר וקיים, שלא מעט חברות ובעל משרדים משתמשים בו: מדובר בשיחות בין שני אנשים, בשני צדדים של העולם, שמתבצעות באמצעות טכנולוגיה המשלבת בין וידאו לחיבור אינטרנט.
לכולנו ידוע מהי עוצמתה של רשת האינטרנט, איך היא יכולה לחבר תוך שניות ולקשר בין שני אנשים שנמצאים במרחק של מאות ואלפי קילומטרים אחד מהשני. ואם זה כך, אז מדוע לא להשתמש ביכולות הללו גם כדי לבצע שיחות בין השניים - שיחות אשר יחליפו את הצורך בפגישה פנים אל פנים?
עכשיו בוודאי תשאלו את עצמכם - אם זה כל כך גאוני, איך שרק עכשיו משרדים וחברות גדולות התחילו לבצע שיחות וועידה חכמות? התשובה נחלקת לשניים:
חישבו כמה חוסכות שיחות וועידה חכמות למשרדים רבים וחברות בינלאומיות: במקום להפגיש במקום אחד אנשים רבים מכל העולם, משתתפי הפגישה מפעילים את אמצעי השיחות החכמות שלהם, מהבית שלהם או מהמשרד, ומקיימים את אותה פגישה, באותה רמה ובהעלאת אותם תכנים בדיוק.
כך, נחסכים משאבים רבים לכולם: משאבים של זמן בהגעה לנקודת מפגש משותפת, משאבים של כסף בתשלום על הדרכים להגיע לאותם מקומות (אם ברכב או במטוס, לדוגמא) ושלל משאבים אחרים. רק תחשבו על הפקקים שנחסכים מכל אותם אנשים, על ההתארגנות, על הצורך לעזוב את הנוחות של המשרד או הבית - ותבינו כמה זה נהדר.
כיום, ככל שאנחנו מתקדמים, נוצרים יותר ויותר סוגים שיחות וועידה חכמות - שלא שמים את עיקר הדגש על תחכום מיוחד, אלא מתאימים עצמם לצרכים שונים של משרד מסוים. הנה שלוש דוגמאות עיקריות, כולל כמה מהמאפיינים המרכזיים שלהן:
| סוג שיחת הוועידה | מאפיינים | מתאים ל... |
| Personal Telepresence | שיחת ועידה של 'אחד על אחד', בסגנון Skype | שיחת אישיות, בין מנהלים לדוגמא |
| Room Telepresence | שיחת ועידה רבת משתתפים | שיחת צוות בין עובדים שנמצאים בכמה מקומות |
| Immersive Telepresence | שיחת ועידה רבת משתתפים אשר מוצגת על מסכי וידאו גדולים | שיחה חשובה בה ישנם משתתפים רבים (למשל, ישיבת דירקטוריון) או שיחה בה חשוב לקבל גם את שפת הגוף של המשתתפים |
שיחות וועידה חכמות הן היום דבר גדול - אמצעי אשר נועד, בין היתר, גם ליצור רושם טוב ולהראות לכולם את יכולות המשרד, אך בעיקר כדי להקל פי כמה על העבודה השוטפת בחברות בינלאומיות.