קופה רושמת התחילה את דרכה לפני כמה עשרות שנים בתור מכשיר מגושם וגדול שתפקידיו הסתכמו בחישוב מחירים וסכום תשלום כולל וכמובן אחסון הכסף במגירה ייעודית לכך. עם הזמן והקידמה הטכנולוגית, התרחבו יכולותיה של הקופה הרושמת, על אף שמידותיה הצטמצמו באופן משמעותי – בדיוק כמו המחשבים והטלפונים. כיום, הקופה הרושמת היא מחשב לכל דבר ועניין וכל התנועה הכספית של בית העסק עוברת דרכה. לא עוד מחשבון ומגירה לאחסון הכסף, אלא מחשב שממלא מספר פונקציות עסקיות חשובות.
כאמור – אפשר לומר בצורה כללית וגורפת שהקופה כיום היא המוקד הפיננסי של בית העסק. לא רק כספים יוצאים ממנה נכנסים אליה, אלא יש בליבת המחשב שהיא מכילה גם אפשרויות שקשורות לניהול העסק עצמו – רישום שעות נוכחות ועבודה של העובדים, חישובי מע"מ או תשלומים אחרים לרשויות המיסים, הפקת דו"חות מדויקים ומפולחים על פי שלל פרמטרים וכמובן שיש בה דרכים רבות להקל בצורה משמעותית על הפעולות של מי שאמון על הכספים בחברה או בבית העסק. כאשר הקופה הרושמת משמשת לצורך קבלת תשלומים מלקוחות שקונים מוצרים או שירותים – בזכות הפעולה המהירה שלה אפשר לווסת את התורים ולוודא שהלקוחות חווים חוויה טובה וחיובית שמותירה אצלם חותם בנוגע להתרשמות מבית העסק כולו.
כיום אפשר למצוא בשוק מגוון רחב של קופות רושמות מדגמים וסוגים שונים. ההבדלים ביניהן נעוצים באפשרויות שהתוכנה מציעה ולעיתים ישנן קופות שמתאימות לבתי עסק מתחום אחד ומסוים (סופרמרקטים גדולים, מכולת שכונתית, מרפאות שונות, בתי קפה, מאפיות או חנויות אופנה). כך למשל, קופה המיועדת לשימוש בבית קפה תתמקד בסכומים נמוכים יותר של כסף לעומת קופה שמיועדת להיות ממוקמת בחנות אופנה של ביגוד או הנעלה. להפרשים בסכומי הכסף יש חשיבות ברישומים כלכליים שונים שקשורים לחנות עצמה לקראת תשלומי המע"מ או בהגשת הדו"ח השנתי לרשויות המיסים.
צריכים עזרה בבחירת הקופה הרושמת הנכונה לעסק שלכם? היכנסו לאתר של אומגה - המומחים לקופה רושמת בישראל
הקופה הרושמת יכולה לספק מידע רב ומגוון אודות בית העסק, המצב הכספי העדכני שלו ונתונים שונים שקשורים בעובדים של העסק. מי שאמון על תשלום השכר לעובדים, למשל, יכול לשלוף בכל רגע את מספר השעות שכל עובד עבד למשך פרק זמן מסוים, באילו שעות הגיע לעבודה וכמה שעות נוספות עבד. אפשר לבחון מה מצב התשלום התקופתי (כמו מע"מ או ביטוח לאומי) לקראת הגעת מועד התשלום, אפשר וחשוב מפעם לפעם לוודא שהמק"טים של המוצרים מעודכנים וכך גם המחירים ועוד. תמיד אפשר לדעת תוך דקות ספורות מה מצב הכסף המזומן ומה ההערכה להכנסות בסיום החודש. ישנם בתי עסק שמהותי עבורם לדעת מה הייתה צורת התשלום המועדפת על ידי הלקוחות על מנת לייעל תהליכים.
כיום הקופה הרושמת היא אמנם הלב הפועם של המערכת הפיננסית של העסק, אך בהתאם לחברה או לבית העסק אפשר לשדרג את חוויית השימוש והנוחות על ידי הוספת מוצרים או אביזרים משלימים. כך למשל בחנויות שקונים בהן מוצרים יש צורך בסורק ברקוד על מנת לנהל את מלאי הפריטים במחסן ולאתר במהירות את המחיר של כל פריט. ברוב המקרים, נדרשת מדפסת טרמית צמודה שבה יופקו קבלה, זיכויים או מסמכים שונים. מדפסת לייזר המיועדת להדפסה על מדבקות גם היא אביזר חשוב שלא פשוט להסתדר בלעדיו בעסקים מסוימים וכמובן שעדיין נדרשת מגירה לאחסון הכסף בצורה נוחה ובטוחה והכי חשוב – בהישג יד.