ניהול עובדים המתבצע באמצעות מעקב אחר נוכחות העובדים בארגון נחשב לפונקציה קריטית ומהותית לתפקודו התקין של כל ארגון ועסק בישראל.
ארגונים רבים כיום, מסתייעים במנגנון של שעון נוכחות ממוחשב ומתקדם, המסייע להם לנהל בצורה נכונה, מבוקרת ומדויקת יותר את תנועת העובדים בארגון ומאפשרת להם לכמת את סך שעות העבודה של כל עובד ועובד ולחשב את שכר העובדים, זאת תוך קבלת דו"ח נוכחות עובדים מדויק המאפשר למנהלי הארגון להעריך נכונה את עובדי הארגון ותרומתם לארגון. מעבר לכך, ישנם ארגונים המשתמשים במערכת נוכחות עובדים בכדי להעריך נכונה את תמחורו של כל פרויקט ופרויקט בארגון, בכפוך לשיקולי הארגון והיבטי דיני העבודה.
ניהול עובדים באמצעות מנגנון של שעון הנוכחות מתקדם תורם בצורה משמעותית לייעול ניהול בקרת העובדים בארגון ותפקודם בהיבטים השונים של: הפעלת מערכת בקרה לנוכחות עובדים, בקרת כניסה וגישה של עובדי הארגון באמצעות מנגנון זיהוי ממוחשב, מערכת השכר, ניהול משימות בארגון ובירור יתרות של ימי חופשה ומחלה ועוד.
במאמר הבא, נברר כיצד שעון הנוכחות עשוי לסייע ולתרום לארגון ולעובדיו.
ממחקר שנערך על ידי איגוד השכר האמריקני נמצא כי הטמעת שעון נוכחות במקום העבודה מגדילה את תפוקת העובדים בארגון ומסייעת לנהל את עובדי הארגון ביעילות רבה.
המחקר מצא כי עובד ממוצע המודע לכך שבארגונו קיימת מערכת לניטור שעות עבודה ונוכחות מגדילה את תפוקתו בארבע שעות עבודה שבועיות. כיצד ? פשוט מאוד, עובדים המודעים לכך שבארגונם מותקן שעון נוכחות, יוצאים ומגיעים אל מקום העבודה בזמן הנדרש, מקצרים את משך זמן ההפסקה בשעת הצהריים ואף נמנעים מלעגל את שעות עבודתם בארגון.
התקנת מערכת נוכחות למטרות זיהוי וניהול עובדי הארגון הינה קריטית לתפקודו של כל ארגון. לפיכך, ארגונים גדולים כקטנים דואגים להציב שעוני נוכחות אשר יסייעו להם לכמת את תפוקת העובדים בחברה. כל ארגון רשאי לבחור מערכת נוכחות אשר תענה על צרכיו הספציפיים, כאשר ניתן להבחין בין שני סוגים של מערכות נוכחות עובדים והן: שעוני נוכחות המיועדים לניהול שכר ושעוני נוכחות המסייעים לאיסוף נתונים בחברה.
כל שעון נוכחות, המצויד במערכת בקרת כניסה וזיהוי מסוגל לאסוף נתונים אודות נוכחות מצבת העובדים של הארגון, חישוב שכרו של כל עובד ועובד בחברה בהתאם לסך שעות העבודה שנקלטו במערכת ובהתאם לכל הפרמטרים הללו, יוכלו מנהלי החברה לבצע דו"ח הערכת עובדים ולהעריך את שביעות רצון העובדים מהארגון.
בכל שעון נוכחות דיגיטלי מוטמעת מערכת בקרת כניסה אוטומטית המאפשרת לכל ארגון וחברה לזהות את עובדיה באמצעות העברת תג זיהוי, טביעת אצבע או מערכת הזנה ידנית. בקרת כניסה זו מאפשרת לארגון לנהל, לבקר ולפקח על תנועת העובדים בארגון וכן על תנועת העובדים ברחבי האזורים הממודרים בארגון המיועדים למורשי כניסה בלבד.
ניהול עובדים יעיל ומקצועי, הנעשה תוך שימוש נכון במערכות בקרה מתקדמות, מאפשרות למנהלי החברה לפקח בצורה מדויקת ויעילה על תפקוד עובדי החברה, מצבת העובדים וחישוב שכרם זאת לצד היכולת להעריך בהתאם את עובדי החברה, רמת מחויבותם לארגון ורמת המוטיבציה שלהם לביצוע עבודתם.
לסיכום, אם ברצונכם לנהל נכונה את ארגונכם נהלו מעקב אחר נוכחות העובדים בארגון באמצעות התקנת שעון נוכחות במקום הארגון.