הטלפונים ממשיכים ומצלצלים במשרד ובבית העסק גם לאחר שעת הסגירה. לקוחות שמתקשרים לבקש פרטים ושירות לאחר סיום שעות העבודה מגיעים ברוב המקרים למזכירה אלקטרונית ולא זוכים למענה אנושי. מחקרים מראים כי מענה טלפוני אנושי מסייע לשימור לקוחות החברה ומגדיל את שביעות הרצון של הלקוחות משירותי החברה.
גם במקרים בהם הנציג שעונה אינו יכול לפתור את הבעיה מעדיף הלקוח לקבל מענה אנושי על פני הודעה מוקלטת. מענה טלפוני אנושי במשך 24 שעות 7 ימים בשבוע אינו מחייב עוד הצבה של עובדים במשרד מסביב לשעון, או העברה של השיחה בעזרת טכניקת עקוב אחריי אל מכשיר הטלפון של המנהל. אפשר לשכור מנוי מענה אנושי בחברות מיוחדות שמפעילות מוקדים של מענה, שירותי משרד ושירותים נוספים מסביב לשעון.
תהליך ההצטרפות לשירות מתבצע בצורה פשוטה ומהירה, כל שיש לעשות הוא להגדיר לנציגי החברה מהו המסר אותו מבקש בעל העסק להעביר ללקוחות. בכל פעם שלקוח יתקשר לבית העסק לאחר שעות הסגירה השיחה מועברת בצורה ישירה לנציגי המענה ומטופלת על ידם.
תסריט השיחה, איסוף הפרטים ושיטת ההזדהות של נציגי המענה מתבצעים בהתאם לתיאום מוקדם עם בעל העסק ובקשותיו. בעל העסק רשאי לקבוע אלו פרטים הוא מבקש שהנציגים יאספו ואילו פרטים ניתן למסור ללקוחות שמתקשרים.
דוחות מסודרים עם פרטי הלקוחות שהתקשרו ורשימות של הודעות אישיות ימתינו לעובדי המחלקות במכשיר הפקס או בתיבת הדואר האלקטרוני בכל בוקר. במידת הצורך אפשר יהיה לקבוע נהלים מיוחדים של הזדהות ולהוסיף לחבילת השירותים גם מענה טלפוני מכירתי ושירותי מזכירה אנושית מחוץ לבית העסק.
עסקים קטנים אשר אינם זקוקים לשירותי מזכירה אנושית במשרה מלאה או משרה חלקית יוכלו לשכור שירותי משרד שכוללים מזכירה אנושית טלפונית במחירים אטרקטיביים. השירות ניתן באמצעות מזכירות מיומנות ומנוסות תוך הקפדה על רמה גבוהה של שירות ללקוח. כל מזכירה מטפלת בכמה עסקים במקביל ומבצעת עבודות שוטפות של מענה טלפוני ללקוחות, ספקים ושאר המטלפנים.
הלקוחות שמתקשרים כלל אינם יודעים כי המזכירה אינה יושבת במשרד הראשי של בית העסק. הם זוכים לשירות אדיב ברמה גבוהה, משאירים הודעות וקובעים פגישות. לקוח פוטנציאלי שמגיע אל תיבת מזכירה אלקטרונית ימשיך אל בעל העסק הבא, כל שיחה שלא נענתה במשרד מחבלת בתהליך גיוס הלקוחות והרחבת פעילות העסק.
שירותי מענה עסקי מציגים את המשרד בצורה מקצועית יותר ולוכדים את הלקוחות הפוטנציאליים. כל לקוח פוטנציאלי שמתקשר אל מוקד המענה האנושי יקבל פרטים ראשוניים על המוצר ולאחר מכן יתבקש להשאיר פרטים להמשך התקשרות עתידית.
מענה טלפוני אנושי ואדיב מגדיל את סיכויי בעל העסק לקבלת פרטי ההתקשרות וגיוס הלקוח. חשוב להדגיש כי במידת הצורך אפשר יהיה לתאם גם שירותי מענה אנושי בשפה האנגלית, רוסית, ערבית, צרפתית, ספרדית ועוד. את המענה אפשר יהיה להפעיל בשעות עמוסות של עבודה, שעות הלילה וכל שעות היממה.
