חדר הישיבות הוא ליבה של החברה. הוא המקום בו מתכנסים העובדים, המנהלים והשותפים העסקיים במרוץ האינסופי לייעול וקידום של עבודת החברה. בעידן שבו הטכנולוגיה הקטינה את העולם ל"כפר גלובאלי", בו המרחק והגבולות אינם מקשים על התקשורת, והמחשב הינו בגדר חובה, חדרי ישיבות חכמים הם מצרך נדרש.
רשת האינטרנט והעולם העסקי אינם מכירים בגבולות, ואין זה נדיר שחברות מנהלות עסקים עם ארגונים ושותפים הנמצאים בחוץ לארץ. חדר ישיבות חכם מאפשר לנו לשכוח ממגבלות המרחק ולהרגיש שאנו מתנהלים עם אדם הנמצא בבניין ליד, או אפילו באותו החדר.
באמצעות טכנולוגיית וידיאו, מסכי HD, וסאונד איכותי ניתן לנהל היום שיחה עם אדם הנמצא בצידו השני של העולם באותה קלות בה נשוחח עם אדם הנמצא באותו חדר אתנו. זאת ועוד, טכנולוגיות וידיאו קונפרנס (ועידות וידיאו) היום מאפשרות גם הקלטת השיחה, השתתפות של עד עשרים צדדים שונים וכמובן העברת קבצים בין המשתתפים לפי הצורך.
למחשב בחדר הישיבות יש יכולת לאפשר גישה של כל אחד מעובדי החברה לקבציו השמורים על מחשבו האישי. כשם שהישיבה באותו החדר מאפשרת תיאום בין גורמים שונים, כך ראוי גם מבחינת יכולת שיתוף המידע. גישה לכונן משותף או תוכנת שיתוף מידע (ענן) יכולה לספק את הפתרון.
אבטחת המידע היא צורך ממדרגה ראשונה. בין אם בניהול שיחה ו/או העברת קבצים אל שותפים רחוקים או אל עובדי ומנהלי החברה, קבצי מידע הנמצאים במערכות החשופות לאינטרנט מהווים נקודת תורפה בטיחותית בכל הנוגע לאבטחת מידע. במסגרת חדר ישיבות חכם, יש לוודא כי ישנן תוכנות המגנות על המידע העסקי מזליגה לבעלי אינטרס שאינו תואם את טובת החברה.
הציוד הנדרש לשיחות וידיאו, חיבור לאינטרנט, גישה למחשבים השונים בחברה, העברת מצגות או קבצים וצרכים דומים אחרים נוטה להסתרבל ככל שהוא עונה על יותר צרכים. במילים אחרות, הדרישות הטכנולוגיות של העולם העסקי כפי שהן מתבטאות בחדר הישיבות הופכות את תפעול הציוד המגוון לתובעני במידה הולכת וגדלה.
חדר ישיבות חכם אינו מסתכם בהכלת הציוד המאפשר את היכולות הנדרשות השונות, אלא בתכנון ותכנות המקלים על תפעול של כל הפונקציות הנדרשות. קיום שיחת וידאו למשל, דורש התחברות לרשת האינטרנט, התממשקות וכוונון של המצלמות והמיקרופונים של כל אחד מהצדדים, הבטחת תיעוד השיחה ותיאום של תוכנה להעברת קבצים תוך שמירה על אבטחת מידע.
תכנות נכון של הציוד הוא הבסיס לחדר ישיבות חכם. תכנות כזה מבטיח שעבור כל צורך שעולה, רצף הפעולות הנדרשות לקיומו יתבצע באופן אוטומטי לאחר פעולה פשוטה של המשתמש כגון הקלקה אחת של העכבר, או לחיצה על כפתור.
בעוד חשיבות הממשק ברמת המשתמש הינה מרכיב עיקרי ההופך חדר ישיבות לחכם, חשוב לדעת מהי המידה הנכונה של ההשקעה ברמת המשתמש הבודד עבור כל חברה וחברה. כיום, ישנם חדרי ישיבות חכמים בהם לכל מקום ישיבה מוקצה טאבלט ושליטה על תאורה וטמפרטורה אישית, או שילוט דיגיטלי שמחליף את לוח המודעות של הצוות.
ישנן כמובן חברות אשר צרכיהן מחדר ישיבות מצדיקות השקעה ברמה כזו. חלק חשוב מהעובדה שמדובר בחדר "חכם" הוא שגם העלות שלו חכמה ולא יוצרת בזבוז מיותר. מומלץ להתייעץ עם מומחים בתחום ציוד חדרי ישיבות חכמים לשם התאמה מרבית של הטכנולוגיה בחדר לצרכיי החברה.