הדואר האלקטרוני הוא כלי נפלא. זהו אמצעי קל ונוח להתקשרות בין אנשים, להעברת נתונים ואף לפעילויות משרדיות ואישיות חשובות אחרות. בעזרת דואר אלקטרוני אנחנו עושים היום פעולות רבות, שבעבר היו נחשבות לבלתי אפשריות. זהו קסם של ממש, מקוון ומיוחד מאוד, שצריך לנצל עד הסוף.
כיום ישנן שתי אפשרויות עיקריות לפתיחת דואר אלקטרוני: או בשיטה המקוונת או באמצעות תוכנה אשר נמצאת פיזית על המחשב ומפעילה אותו. השאלה היא איזו מהאפשרויות נחשבת לטובה ביותר שיש. לפחות עד לרגע זה, אין לכך תשובה מוחלטת.
מצד אחד, הגדרת דואר אלקטרוני מקוון מאפשרת להשתמש בכלי הנפלא הזה בכל מקום נתון בו יש חיבור אינטרנט (כל תיבת דואר חייבת חיבור מקוון שכזה) ואינה דורשת התקנה של תיבה במחשב עצמו. לרוב, האפשרות הזו היא הקלה והפשוטה יותר, משום שאינה כוללת הגדרות טכניות מסובכות.
מצד שני, דואר אלקטרוני אשר מותקן בעזרת תוכנה (לרוב, באמצעות ספקית האינטרנט של המשתמש, אשר מקצה לו תיבת דואר מיוחדת) מאפשר לאדם אחד בלבד ליהנות מהשימוש בה. היא פרטית בהווייתה וקשה יותר לחדירה או לפריצה. כמו כן, למשתמש יש אפשרות לזכות לתמיכה צמודה מאנשי מקצוע - אנשי ספקי האינטרנט.
עם זאת, דואר אלקטרוני בתיבת דואר כזו, שאינה מקוונת, תהיה קשה יותר למשתמש הרגיל. כאשר אדם פותח תיבה מקוונת, הוא נהנה מתהליך קצר מאוד אשר חוסך ממנו עניינים טכניים סבוכים. כאשר מדובר על התקנת תיבה שאינה מקוונת, מילים כמו POP3, שרתים, ועוד הן חלק בלתי נפרד מהתהליך.
כאמור, הדואר האלקטרוני משמש אותנו לדברים רבים. זה מתחיל משליחה של הודעות טקסט קצרות לאדם מסוים, ונמשך עד להעברת קבצים (גם בגודל של כמה ג'יגות לעיתים) בין אנשים. כל אלו חוסכים בצורה מדהימה תהליכים מסורבלים אשר היו מנת חלקם של משתמשי המחשב, אך לפני עשור או מעט יותר מזה.
כיום, ממש לא נדיר למצוא מיילים אשר משמשים כמוקד פניות של לקוחות או ציבור המשתמשים בשירות כלשהו. ממש כמו שהיה (ועודנו) הדואר הרגיל, כך הפך להיות גם הדואר האלקטרוני - אמצעי בעזרתו ניתן להעביר מסרים לאדם מסוים. ההבדל הוא בנוחות: לשלוח מייל קל יותר מאשר לשלוח דואר רגיל. בשביל מייל, אין צורך לצאת מהבית.
תיבות הדואר האלקטרוני של היום משמשות כבר זמן רב לא רק כדי לבצע את השליחה עצמה, אלא גם לטובת פעולות אחרות אשר הופכות את חיי היומיום לפשוטים בהרבה. הכלי הזה הפך להיות כלי רב משימתי, אשר מאפשר לנו לנהל נכון יותר את הזמן שעומד לרשותנו ולהפיק תועלת רבה יותר מהמחשב.
כך למשל, ישנן היום תיבות דואר אשר מאפשרות לנהל לוח פגישות מסודר, כולל התראות מקדימות לקיומה של פגישה או כל משימה אחרת. כך, למעשה, יוצר לעצמו המשתמש יומן פגישות אלקטרוני אשר תמיד עומד לרשותו ומשרת אותו ללא הפסקה.
תיבות דואר אלקטרוני רבות משמשות היום גם לשמירת מסמכים חשובים, לניהול רשימות חברים, לאיתור מידע חשוב אשר נוהל דרך תיבת הדואר ואף ליצירת ושמירת לידים - פרטי התקשרות עם לקוחות או אנשים חשובים אשר כדאי לשמור איתם על קשר. אין ספק כי הכלי הזה הפך בשנים האחרונות לכלי מצוין הן לעסקים והן לעניינים פרטיים.